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如何提升间接部门的效率?

时间:2020-01-04     作者:北京中产连孙玉铖【原创】

间接部门是指在工厂内相对于直接创造产品附加价值的生产部门以外的,从事常规业务和知识型业务的部门,如人事,采购,销售,财务等等。这些部门全面支援现场,创造出新的附加价值“智慧”和“干劲”。


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间接部门经常斜眼看(倒并不是毫无关心)生产等直接部门的改善,但为了自己的,或为支援直接部门的,以自身为主体进行业务改善的想法却很少,即使有,也经常是在某种场合想到哪做到哪的形式上的改善。业务的成果与业务需求投入的成本不成比例。再加上对事务业务进行衡量本来就难,用什么尺度测定很难明确,各部门的职能也不一样,被期待的内容也不一样,相互比较很困难。另外,如果自己削减自己部门的工作量和人员数,又担心弱化组织机能。因此,提高间接部门的效率是为了防止间接部门的臃肿和确保与直接部门之间的公平感,与直接部门一样明确生产效率指标,建立管理体制。创新每个职员的“生活方式”掌握“正确的工作方法”并形成习惯,给员工“余地”和“工作价值”,创新企业内对“时间”的价值观(企业竞争力的本质是在时间基础上的竞争中胜出),实现间接部门生产效率飞跃性的提升。


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阻碍间接部门业务效率的要因


①因间接作业是眼睛看不见的,因此周围人会满不在乎的打扰。根据研究显示,专心去做2个小时能完成的工作,如果总被人打扰则需要花费6小时,这就要创建一个能让员工专注于工作,能专心致志的环境。

②不与周围人协商,不接受建议,什么都在自己的脑子中考虑。所以要把分配来的工作进行分解,与上司和下属进行协商,对工作进行预估,也就是我们经常强调的“报告·联系·商量”。


③间接作业的价值重视做出来的结果,往往不重视过程,忽视速度,此时需要制定计划,分步骤分阶段完成工作,培养速度感。


④间接部门的工作质量基准不明确,因此在对工作的分解和协商中,要确保不会出现过剩的质量,不要为了让上司觉得好,花费过多时间精力,出现质量过剩也是一种浪费。

 

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提升间接部门生产效率的3要素


提升间接部门效率可从以下三个方面着手。

1) 创建能够专心工作的职场环境,让员工能专心致志的工作。

例如,设定1天当中,下午的14:00~16:00的两个小时作为全公司的业务集中时间段,此期间原则上禁止电话、会议、来客、上司的干扰。


2) 与直接部门一样,进行业务标准化,同时为了排除业务属人化,把知识经验共享。

可将常规业务编成手册、文件,参照TPS标准作业类型Ⅰ,Ⅲ、山积表;实现多能工化,消除个人之间的差异,当然也要不断实施改善活动,进一步提升效率。改善着眼点如设定各业务的评估标准,废除个人孤岛办公,衡量业务的必要度等方面。

 

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3) 间接部门生产效率的关键是确立工作的质量标准和速度目标。

好的接收工作的方法,准确的把握委托人的真实需求,养成去除一切浪费的思考方法并形成习惯化,是间接部门效率提升的开端。


首先,要把对方的需求弄清楚,消除暧昧的部分,这样可以不接受无用和无意义的工作,然后要把工作进行优先排序,工作既不能超过必要量也不能低于必要量,有效利用时间,争取一次会议能解决多个课题,应该先处理什么,从能够清晰见到成果的业务开始实施。


其次,上司和员工的水平也会影响质量和速度,如上司的工作交付方法拙劣,不能条理清楚地理解指示的内容,上司的指示与更上级的上司指示不一致,一次按照指示的方针从事业务,可下一次会议的时候,又被指示了跟以前不同的方针……这些都要通过环境的变化,提升上司的认识水平等改变。


出现因为员工不熟练影响工作进度的情况,不要责备员工,领导的职责之一恰恰就是要把不熟练的员工培养成能独当一面具有战斗力的员工。对于那些不会业务设计,对指派的业务不知道怎样执行的部下,应该先分解业务再指派,习惯之后再让员工试着自己“分解业务”。


另外,考虑是否需要冗长的会议,能否集合在一起讨论,限定会议时间最多2小时,在开会前一天分发相关资料。制定实行计划,包括设计作业顺序,设计作业方法,预估作业。因自己执行业务能力不足阻碍生产效率的,要从知识,见识、信息、支援后备人员、对公司内和上司的认知等几个方面弥补。


为了干净利索的做好必要的工作,需要制定周密的计划有效的利用有限的时间,做出1个月的计划,为了高效实施,需形成日程表,进一步以周为单位甚至精确到以每天、每小时为单位进行推进。工作一定要满负荷,然后从中动脑筋想办法缩短时间,让员工养成每周,每天做计划的习惯。


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意识和行动习惯的创新可取得可事半功倍的效果,对目前的工作做法中的浪费进行改善。设法让每名员工都能够真正地涌现出干劲儿,如生产效率提升后,休息日会增加,工资会增加……人就会有成就感。


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期待达成的效果


1)行动习惯的创新


·要能够预测突如其来的事情,消除大部分的突如其来,减少打乱计划的因素。

·能按照计划实行计划的业务,消灭返工。

·作为领导能够让相关部门和部下,能够按照自己的思路去工作,需要支援的时候也能事先与相关人员商量。

·要采取措施尽量减少意外事件,发生的时候能够迅速对应,知道应该怎么处理


2)意识的革新


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 把“改革自己的工作是自己的事情”的意识渗透到组织各处。

3)业务的创新


实现“行动习惯的创新”和“意识的创新”,日常不断尝试小的“业务革新”



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